E-mails clients

Ce que ça fait

Emporiqa est votre assistant de boutique IA, et il travaille à deux endroits : le chat de votre boutique et vos e-mails clients. Côté e-mail, il lit chaque nouveau message dans la boîte de réception de votre boutique et sépare les e-mails clients des newsletters, notifications et démarchages commerciaux. Quand vous ouvrez un e-mail client, il peut rédiger un brouillon de réponse à partir de vos produits, de vos pages et, quand votre module recherche les commandes, de la commande du client (pour les boîtes Gmail, Google Workspace et Microsoft). Rien ne part tant que quelqu'un de votre équipe n'a pas relu le brouillon et appuyé sur « Send reply » (le tableau de bord est en anglais), sauf si le propriétaire de la boutique active les réponses automatiques pour les sujets pour lesquels votre équipe envoie déjà les brouillons sans modification (voir Réponses automatiques plus bas). La réponse part de votre propre adresse, dans la même conversation e-mail, et est enregistrée dans votre dossier Envoyés.

Comment une réponse part

1. Emporiqa vérifie votre boîte de réception toutes les 5 minutes, et un nouvel e-mail client apparaît dans « Customer emails », sous « To answer ».
2. Ouvrez-le et appuyez sur « Write the reply ». Quand votre boutique doit encore agir, par exemple pour un retour, le brouillon arrive avec une courte liste de choses à faire.
3. Relisez le brouillon, modifiez ce que vous voulez, puis appuyez sur « Send reply ».

Les quatre onglets

To answer

Les e-mails clients qui attendent une réponse.

Needs you

Les e-mails auxquels une personne doit répondre : un client mécontent, une demande de remboursement, quelqu'un qui demande à parler à une personne, un paiement, une demande juridique ou liée à la vie privée, et tout ce qui est flou ou suspect. Aucun brouillon n'est rédigé pour ces e-mails : répondez vous-même, ou appuyez sur « Write a draft anyway » si vous en voulez un.

Sent

Les réponses envoyées depuis Emporiqa, avec ce qu'elles ont coûté sur la période. Les réponses automatiques sont marquées « Sent automatically ».

Other mail

Newsletters, réponses automatiques, notifications, e-mails non distribués et démarchages commerciaux. Gratuits. Si l'un d'eux est un e-mail client, déplacez-le vers « To answer ».

Connecter votre boîte mail

Le propriétaire de la boutique connecte la boîte mail dans « Settings > Customer emails » : choisissez où se trouve l'e-mail de votre boutique, puis saisissez l'adresse et son mot de passe et appuyez sur « Connect mailbox », ou, pour Microsoft 365 et Outlook.com, appuyez sur « Sign in with Microsoft ». Si votre dernière connexion date de plus de 15 minutes, vous vous reconnectez d'abord.

Gmail ou Google Workspace

1. Ouvrez myaccount.google.com/apppasswords, connecté avec le Gmail de la boutique.
2. Sous App name, tapez Emporiqa et appuyez sur Create.
3. Copiez le mot de passe de 16 lettres. Les espaces n'ont pas d'importance.
4. Collez-le dans le formulaire de connexion. Google vous envoie une alerte de sécurité : c'est normal, c'est le mot de passe que vous venez de créer.

Google indique que ce réglage n'est pas disponible ? Sur un Gmail personnel, activez d'abord la validation en deux étapes (Compte Google, Sécurité, Validation en deux étapes), puis rouvrez le lien. Sur Google Workspace, votre administrateur a peut-être désactivé les mots de passe d'application. Demandez-lui de les autoriser pour votre compte ; si ce n'est pas possible, écrivez-nous et nous vous aiderons.

IONOS, Strato et OVHcloud

Choisissez votre fournisseur et saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Les réglages des serveurs sont remplis pour vous.

• IONOS (Germany) : pour les comptes IONOS en Allemagne. Dans un autre pays, IONOS vous connecte sur ses propres serveurs : choisissez « Another provider » et saisissez les serveurs indiqués sur la page d'aide IONOS de votre pays.
• Strato.
• OVHcloud web hosting mail : l'e-mail fourni avec l'hébergement web OVHcloud. Email Pro et Exchange ont leurs propres serveurs : choisissez « Another provider ».

Un autre fournisseur

Choisissez « Another provider » et saisissez les serveurs indiqués sur la page d'aide de votre fournisseur, sous les réglages IMAP et SMTP : le serveur de réception (IMAP) sur le port 993, et le serveur d'envoi (SMTP) sur le port 465 ou 587. Si vous vous connectez avec un identifiant qui n'est pas l'adresse e-mail, saisissez-le sous « Sign-in name ».

Microsoft 365 et Outlook.com

Choisissez « Microsoft 365 / Outlook.com » et appuyez sur « Sign in with Microsoft », connecté avec le compte Microsoft de la boutique. Microsoft vous demande d'autoriser Emporiqa à lire et envoyer des e-mails pour ce compte et à lire son profil de base. Emporiqa ne s'en sert que pour la boîte de réception, les en-têtes du dossier Envoyés, l'envoi de vos réponses et l'adresse de la boîte mail. Acceptez, et vous revenez sur Emporiqa avec la boîte mail connectée.

• Emporiqa demande à Microsoft l'autorisation de lire et d'envoyer des e-mails, votre profil de base et une connexion qu'il peut renouveler. Il lit les nouveaux e-mails de votre boîte de réception, et ne regarde dans votre dossier Envoyés que si une réponse est déjà partie (à qui, dans quelle conversation et quand, jamais le texte). L'autorisation de lecture ne permet ni de supprimer, ni de déplacer, ni de marquer quoi que ce soit comme lu.
• Aucun mot de passe n'est stocké. Microsoft donne à Emporiqa une connexion qu'il peut renouveler, stockée chiffrée, que personne ne peut voir, pas même nous.
• Certains comptes professionnels ou scolaires ne laissent qu'un administrateur approuver de nouvelles applications. Vous voyez alors « Your Microsoft 365 admin needs to approve Emporiqa first » avec un lien à lui envoyer. Une fois l'approbation donnée, appuyez à nouveau sur « Sign in with Microsoft ».
• Les réponses partent par Microsoft, dans la même conversation, et sont enregistrées dans votre dossier Éléments envoyés.

Une seule adresse, et votre signature

Les deux sont facultatifs, dans le formulaire de connexion puis dans « Settings > Customer emails ». « Only answer mail sent to » : si plusieurs adresses arrivent dans une même boîte, par exemple boutique@ et vous@, saisissez celle à laquelle répondre ; les e-mails envoyés aux autres sont laissés de côté. Signature : ajoutée sous chaque réponse.

Réponses automatiques

Désactivées tant que le propriétaire de la boutique ne les active pas dans « Settings > Customer emails », ce qui demande une connexion récente. Emporiqa peut alors envoyer une réponse lui-même, mais seulement sur un sujet où il a fait ses preuves : au cours des 90 derniers jours, votre équipe a envoyé au moins 10 de ses brouillons sur ce sujet, dont au moins 90 % sans modification.

• Seuls quatre sujets y ont droit : le statut de commande, les questions produit, les questions sur la politique de retour et les questions générales.
• Chaque réponse automatique reste 10 minutes en attente dans « Sending soon », le temps que n'importe qui dans votre équipe puisse l'arrêter ; l'e-mail reste alors dans « To answer » pour une personne.
• Jamais pour les e-mails que notre tri classe comme réclamations, remboursements, paiements, questions juridiques ou de confidentialité, les e-mails qui demandent une action de votre équipe, les réponses qui promettraient quelque chose (un remboursement, un remplacement, une date), ni les autres e-mails.
• Un brouillon qui ne s'appuie sur aucun de vos produits, pages ou données de commande est laissé à une personne.
• Seulement pour les expéditeurs dont le serveur de réception a vérifié l'adresse. Si le client répond dans la journée, c'est à vous d'envoyer la réponse suivante.
• Au maximum 100 réponses automatiques par jour et par boutique.
• Seulement sur les boîtes Gmail, Google Workspace et Microsoft (Outlook.com et Microsoft 365).
• Un envoi automatique qui échoue n'est jamais retenté : il attend une personne.
• Chacune coûte autant qu'une réponse que vous envoyez et est marquée « Sent automatically ».
• Le propriétaire de la boutique peut les désactiver à tout moment. Les réponses en attente sous « Sending soon » sont alors arrêtées aussi.

Ce qu'Emporiqa peut voir et faire

• Il lit les nouveaux e-mails de votre boîte de réception, à partir du moment où vous la connectez. Il regarde aussi dans votre dossier Envoyés si une réponse est déjà partie (à qui, dans quelle conversation et quand, jamais le texte). Les anciens e-mails et les spams ne sont jamais ouverts.
• Chaque nouvel e-mail de votre boîte de réception est lu et trié par l'IA, newsletters et autres e-mails compris. Seuls les e-mails clients reçoivent un brouillon.
• Rien dans votre boîte de réception n'est supprimé, déplacé ni marqué comme lu. Les réponses que vous envoyez apparaissent dans votre dossier Envoyés.
• Il envoie quand quelqu'un de votre équipe appuie sur « Send reply » ou, si le propriétaire de la boutique a activé les réponses automatiques, après l'attente de 10 minutes sous « Sending soon ». Dans les deux cas, il envoie depuis votre adresse, et la réponse se trouve dans votre dossier Envoyés.
• Les e-mails restent 90 jours dans « Customer emails », puis ils sont supprimés.
• Pour trier un e-mail et rédiger son brouillon, le texte de l'e-mail et le brouillon partent chez OpenAI aux États-Unis, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne, et les recherches faites pour le brouillon passent par OpenRouter et Cohere pour le classement. Ils ne servent pas à entraîner un modèle d'IA. OpenAI conserve les requêtes jusqu'à 30 jours pour détecter les abus.

Ce que ça coûte

Vous payez chaque réponse rédigée par l'IA d'Emporiqa que vous envoyez. Les réponses automatiques coûtent le même prix. Les brouillons que vous n'envoyez pas, les réponses que vous écrivez vous-même, le tri, les autres e-mails et les envois qui ont échoué ne coûtent rien. C'est prélevé d'abord sur votre crédit d'inscription, comme une conversation dans le chat, et cela compte dans la même limite mensuelle. Voir les tarifs

• La rédaction se met en pause à 90 % de votre limite mensuelle, pour que le chat de votre boutique continue de fonctionner. Vous pouvez toujours écrire les réponses vous-même, gratuitement, ou relever la limite dans « Billing ».
• Quand le crédit d'inscription est épuisé et qu'aucune carte n'est enregistrée, ajoutez-en une dans « Billing » pour continuer à rédiger.
• Vous avez envoyé une réponse IA à un e-mail qui n'était pas celui d'un client ? Le propriétaire de la boutique peut se faire rembourser cette réponse depuis la page de l'e-mail dans Emporiqa, dans les 14 jours. Les trois premiers remboursements d'une période de facturation sont toujours possibles ; au-delà, seulement tant que les remboursements de cette période, celui-ci compris, restent égaux ou inférieurs au cinquième de ses frais e-mail, et sinon par notre support. Des frais pas encore facturés sont annulés ; les autres reviennent sous forme de crédit, que vos prochaines conversations et vos prochains e-mails utilisent en premier.

Qui fait quoi

• Le propriétaire de la boutique connecte la boîte mail, active et désactive les réponses automatiques, modifie le filtre d'adresse et la signature, la déconnecte et demande le remboursement d'un montant facturé.
• Tous les membres de votre équipe ouvrent « Customer emails », rédigent des brouillons, envoient les réponses et peuvent arrêter une réponse sous « Sending soon ». Membres d'équipe illimités, sans frais par poste.
• Si deux personnes envoient une réponse au même e-mail, seule la première part ; la seconde voit que l'e-mail a déjà reçu une réponse. Il n'y a ni attribution des e-mails ni notes internes.

Déconnecter

Dans « Settings > Customer emails », ouvrez Disconnect this mailbox. Les nouveaux e-mails n'arrivent plus ; ceux déjà dans « Customer emails » restent 90 jours. Sur Gmail, supprimez aussi le mot de passe d'application Emporiqa sur myaccount.google.com/apppasswords. Sur Microsoft, retirez aussi l'accès d'Emporiqa sur account.live.com/consent pour Outlook.com, ou sur myapps.microsoft.com pour un compte professionnel ou scolaire.

Limites

• Il n'envoie une réponse lui-même qu'après que le propriétaire de la boutique a activé les réponses automatiques, et seulement dans les règles ci-dessus.
• Il ne lit pas les pièces jointes. Un e-mail de plus de 2 Mo n'est pas récupéré du tout : répondez-y depuis votre boîte mail.

Dépannage