Kunden-E-Mails

Was es tut

Emporiqa ist Ihr KI-Shop-Assistent und arbeitet an zwei Stellen: im Chat in Ihrem Shop und in Ihren Kunden-E-Mails. Im Postfach liest es jede neue Nachricht im Posteingang Ihres Shops und trennt Kunden-E-Mails von Newslettern, Benachrichtigungen und Verkaufsangeboten. Öffnen Sie eine Kunden-E-Mail, kann es eine Antwort entwerfen, anhand Ihrer Artikel, Ihrer Seiten und, wenn Ihr Plugin Bestellungen nachschlägt, der Bestellung des Kunden (bei Postfächern von Gmail, Google Workspace und Microsoft). Gesendet wird nichts, bevor jemand aus Ihrem Team den Entwurf geprüft und auf „Send reply“ geklickt hat (das Dashboard ist auf Englisch), außer der Shop-Inhaber schaltet automatische Antworten für die Themen ein, die Ihr Team schon unverändert sendet (siehe „Automatische Antworten“ weiter unten). Die Antwort wird von Ihrer eigenen Adresse gesendet, im selben E-Mail-Verlauf, und liegt danach in Ihrem Ordner „Gesendet“.

So wird eine Antwort gesendet

1. Emporiqa prüft Ihren Posteingang alle 5 Minuten, und eine neue Kunden-E-Mail erscheint in „Customer emails“, unter „To answer“.
2. Öffnen Sie sie und klicken Sie auf „Write the reply“. Muss Ihr Shop noch etwas tun, zum Beispiel bei einer Rückgabe, kommt der Entwurf mit einer kurzen Aufgabenliste.
3. Prüfen Sie den Entwurf, ändern Sie, was Sie möchten, und klicken Sie auf „Send reply“.

Die vier Reiter

To answer

Kunden-E-Mails, die auf eine Antwort warten.

Needs you

E-Mails, auf die ein Mensch antworten sollte: ein verärgerter Kunde, eine Erstattungsforderung, jemand, der einen Menschen sprechen will, Zahlungen, rechtliche oder Datenschutzanfragen und alles, was unklar oder verdächtig ist. Für diese wird kein Entwurf geschrieben: Antworten Sie selbst, oder klicken Sie auf „Write a draft anyway“, wenn Sie doch einen möchten.

Sent

Von Emporiqa gesendete Antworten, mit ihren Kosten in diesem Zeitraum. Automatische sind mit „Sent automatically“ markiert.

Other mail

Newsletter, automatische Antworten, Benachrichtigungen, unzustellbare E-Mails und Verkaufsangebote. Nie berechnet. Ist eine davon eine Kunden-E-Mail, verschieben Sie sie nach „To answer“.

Postfach verbinden

Der Shop-Inhaber verbindet das Postfach unter „Settings > Customer emails“: Wählen Sie, wo die E-Mail Ihres Shops liegt, geben Sie dann die Adresse und ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Connect mailbox“, oder klicken Sie bei Microsoft 365 und Outlook.com auf „Sign in with Microsoft“. Liegt Ihre letzte Anmeldung mehr als 15 Minuten zurück, melden Sie sich zuerst erneut an.

Gmail oder Google Workspace

1. Öffnen Sie myaccount.google.com/apppasswords, angemeldet mit dem Gmail-Konto des Shops.
2. Geben Sie unter App name Emporiqa ein und klicken Sie auf Create.
3. Kopieren Sie das 16-stellige Passwort. Leerzeichen spielen keine Rolle.
4. Fügen Sie es im Verbindungsformular ein. Google schickt Ihnen eine Sicherheitswarnung: Das ist normal, es ist das Passwort, das Sie gerade erstellt haben.

Google sagt, die Einstellung sei nicht verfügbar? Bei einem privaten Gmail schalten Sie zuerst die Bestätigung in zwei Schritten ein (Google-Konto, Sicherheit, Bestätigung in zwei Schritten) und öffnen den Link dann erneut. Bei Google Workspace hat Ihr Administrator App-Passwörter möglicherweise ausgeschaltet. Bitten Sie ihn, sie für Ihr Konto zu erlauben; geht das nicht, schreiben Sie uns, wir helfen Ihnen.

IONOS, Strato und OVHcloud

Wählen Sie Ihren Anbieter und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Die Servereinstellungen sind schon ausgefüllt.

• IONOS (Germany): für IONOS-Konten in Deutschland. In einem anderen Land meldet IONOS Sie auf eigenen Servern an: Wählen Sie „Another provider“ und geben Sie die Server von der IONOS-Hilfeseite Ihres Landes ein.
• Strato.
• OVHcloud web hosting mail: die E-Mail, die zum Webhosting von OVHcloud gehört. Email Pro und Exchange haben eigene Server: Wählen Sie „Another provider“.

Ein anderer Anbieter

Wählen Sie „Another provider“ und geben Sie die Server von der Hilfeseite Ihres Anbieters ein, wo sie als IMAP- und SMTP-Einstellungen stehen: den Posteingangsserver (IMAP) auf Port 993 und den Postausgangsserver (SMTP) auf Port 465 oder 587. Ist Ihr Anmeldename nicht die E-Mail-Adresse, tragen Sie ihn unter „Sign-in name“ ein.

Microsoft 365 und Outlook.com

Wählen Sie „Microsoft 365 / Outlook.com“ und klicken Sie auf „Sign in with Microsoft“, angemeldet mit dem Microsoft-Konto des Shops. Microsoft fragt, ob Emporiqa für dieses Konto E-Mails lesen und senden und sein Basisprofil lesen darf. Emporiqa nutzt das nur für den Posteingang, die Kopfzeilen im Gesendet-Ordner, das Senden Ihrer Antworten und die Adresse des Postfachs. Stimmen Sie zu, und Sie kommen mit verbundenem Postfach zu Emporiqa zurück.

• Emporiqa bittet Microsoft um die Berechtigung, E-Mails zu lesen und zu senden, um Ihr Basisprofil und um eine Anmeldung, die es erneuern kann. Es liest neue E-Mails in Ihrem Posteingang und prüft in Ihrem Ordner „Gesendet“ nur, ob schon eine Antwort hinausging (an wen, in welchem Verlauf und wann, nie den Text). Mit der Leseberechtigung lässt sich nichts löschen, verschieben oder als gelesen markieren.
• Es wird kein Passwort gespeichert. Microsoft gibt Emporiqa eine Anmeldung, die es erneuern kann; sie wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt, auch uns nicht.
• Bei manchen Geschäfts- oder Schulkonten darf nur ein Administrator neue Apps freigeben. Dann sehen Sie „Your Microsoft 365 admin needs to approve Emporiqa first“ mit einem Link, den Sie ihm schicken. Sobald er zugestimmt hat, klicken Sie erneut auf „Sign in with Microsoft“.
• Antworten gehen über Microsoft, im selben Verlauf, und liegen danach in Ihrem Ordner „Gesendete Elemente“.

Eine Adresse, und Ihre Signatur

Beides ist optional, im Verbindungsformular und später unter „Settings > Customer emails“. „Only answer mail sent to“: Kommen mehrere Adressen in einem Postfach an, zum Beispiel shop@ und sie@, geben Sie die zu beantwortende ein; E-Mails an die anderen bleiben außen vor. Signatur: unter jede Antwort gesetzt.

Automatische Antworten

Ausgeschaltet, bis der Shop-Inhaber sie unter „Settings > Customer emails“ einschaltet; dafür ist eine frische Anmeldung nötig. Dann kann Emporiqa eine Antwort selbst senden, aber nur bei einem Thema, das es sich verdient hat: Ihr Team hat in den letzten 90 Tagen mindestens 10 Entwürfe zu diesem Thema gesendet, mindestens 90 % davon unverändert.

• Nur vier Themen kommen infrage: Bestellstatus, Fragen zu Artikeln, Fragen zu den Rückgaberegeln und allgemeine Fragen.
• Jede automatische Antwort wartet 10 Minuten unter „Sending soon“. Jeder in Ihrem Team kann sie dort stoppen, und die E-Mail bleibt in „To answer“ für einen Menschen.
• Nie bei E-Mails, die unsere Sortierung als Beschwerden, Erstattungen, Zahlungs-, Rechts- oder Datenschutzfragen einordnet, bei E-Mails, die eine Aufgabe für Ihr Team brauchen, bei Antworten, die etwas zusagen würden (eine Erstattung, einen Ersatz, ein Datum), und nie bei anderer Post.
• Ein Entwurf, der sich auf keinen Ihrer Artikel, keine Seite und keine Bestelldaten stützt, bleibt für einen Menschen liegen.
• Nur für Absender, deren Adresse der empfangende Mailserver bestätigt hat. Schreibt der Kunde innerhalb eines Tages zurück, senden Sie die nächste Antwort.
• Höchstens 100 automatische Antworten pro Tag und Shop.
• Nur bei Postfächern von Gmail, Google Workspace und Microsoft (Outlook.com und Microsoft 365).
• Eine fehlgeschlagene automatische Sendung wird nie wiederholt: Sie wartet auf einen Menschen.
• Jede kostet so viel wie eine Antwort, die Sie senden, und ist mit „Sent automatically“ markiert.
• Der Shop-Inhaber kann sie jederzeit ausschalten. Antworten, die unter „Sending soon“ warten, werden dann ebenfalls gestoppt.

Was Emporiqa sehen und tun kann

• Es liest neue E-Mails in Ihrem Posteingang, ab dem Moment, in dem Sie es verbinden. Außerdem prüft es in Ihrem Ordner „Gesendet“, ob schon eine Antwort hinausging (an wen, in welchem Verlauf und wann, nie den Text). Ältere E-Mails und Spam werden nie geöffnet.
• Jede neue E-Mail in Ihrem Posteingang wird von der KI gelesen und sortiert, Newsletter und andere Post eingeschlossen. Nur Kunden-E-Mails bekommen einen Entwurf.
• Im Posteingang wird nichts gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert. Antworten, die Sie senden, erscheinen in Ihrem Ordner „Gesendet“.
• Es sendet, wenn jemand aus Ihrem Team auf „Send reply“ klickt oder, wenn der Shop-Inhaber automatische Antworten eingeschaltet hat, nach den 10 Minuten unter „Sending soon“. In beiden Fällen sendet es von Ihrer Adresse, und die Antwort liegt in Ihrem Ordner „Gesendet“.
• E-Mails bleiben 90 Tage in „Customer emails“, danach werden sie gelöscht.
• Um eine E-Mail zu sortieren und ihren Entwurf zu schreiben, gehen der Text der E-Mail und der Entwurf an OpenAI in den USA, unter den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, und die Suchen für den Entwurf gehen zur Sortierung der Treffer an OpenRouter und Cohere. Sie werden nicht zum Trainieren eines KI-Modells verwendet. OpenAI speichert Anfragen bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung.

Was es kostet

Sie zahlen für jede von Emporiqas KI entworfene Antwort, die Sie senden. Automatische Antworten kosten dasselbe. Entwürfe, die Sie nicht senden, Antworten, die Sie selbst schreiben, das Sortieren, andere Post und fehlgeschlagene Sendeversuche kosten nichts. Der Betrag wird zuerst vom Startguthaben abgezogen, wie bei einem Gespräch im Chat, und zählt zum selben Monatslimit. Preise ansehen

• Bei 90 % Ihres Monatslimits pausieren die Entwürfe, damit der Chat in Ihrem Shop weiterläuft. Sie können Antworten weiterhin selbst schreiben, kostenlos, oder das Limit unter „Billing“ erhöhen.
• Ist das Startguthaben aufgebraucht und keine Karte hinterlegt, fügen Sie unter „Billing“ eine hinzu, um weiter Entwürfe zu bekommen.
• Eine KI-Antwort auf eine E-Mail gesendet, die keine Kunden-E-Mail war? Der Shop-Inhaber kann sich die Gebühr dafür innerhalb von 14 Tagen erstatten lassen. Die ersten drei Erstattungen in einem Abrechnungszeitraum sind immer möglich; danach nur, solange die Erstattungen dieses Zeitraums, diese eingeschlossen, höchstens ein Fünftel seiner E-Mail-Entgelte ausmachen, sonst über unseren Support. Ein noch nicht abgerechnetes Entgelt wird storniert, jedes andere kommt als Guthaben zurück, das Ihre nächsten Gespräche und E-Mails zuerst verbrauchen.

Wer was macht

• Der Shop-Inhaber verbindet das Postfach, schaltet automatische Antworten ein und aus, ändert den Adressfilter und die Signatur, trennt es und erstattet eine Abbuchung.
• Alle in Ihrem Team öffnen „Customer emails“, lassen Entwürfe schreiben, senden Antworten und können eine Antwort unter „Sending soon“ stoppen. Unbegrenzt viele Teammitglieder, keine Gebühr pro Platz.
• Senden zwei Personen eine Antwort auf dieselbe E-Mail, geht nur die erste hinaus; die zweite sieht, dass sie schon beantwortet wurde. E-Mails lassen sich nicht zuweisen, und interne Notizen gibt es nicht.

Trennen

Öffnen Sie unter Settings > Customer emails Disconnect this mailbox. Neue E-Mails kommen nicht mehr an; E-Mails, die schon in Customer emails liegen, bleiben 90 Tage. Bei Gmail löschen Sie außerdem das App-Passwort Emporiqa unter myaccount.google.com/apppasswords. Bei Microsoft entfernen Sie außerdem den Zugriff von Emporiqa unter account.live.com/consent für Outlook.com oder unter myapps.microsoft.com für ein Geschäfts- oder Schulkonto.

Wo es aufhört

• Es sendet eine Antwort nur dann selbst, wenn der Shop-Inhaber automatische Antworten eingeschaltet hat, und nur nach den Regeln oben.
• Es liest keine Anhänge. Eine E-Mail mit mehr als 2 MB wird nicht abgerufen: Beantworten Sie sie in Ihrem Postfach.

Fehlerbehebung