Datenschutzerklärung

1. Einführung

Emporiqa, betrieben von der Rosel Group LTD., einer in Sofia, Bulgarien, eingetragenen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (UIC/EIK 206801487) („wir", „unser" oder „uns"), verpflichtet sich zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erfassen, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unseren KI-Chat für Onlineshops und zugehörige Dienste (den „Dienst") nutzen. Unsere vollständige eingetragene Adresse und Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 15.

Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter. Für personenbezogene Daten von Händlerkonten und Dashboard-Nutzern (z. B. Ihre Konto-E-Mail, Teammitglied-Daten, Abrechnungsdaten) handeln wir als Verantwortlicher. Für personenbezogene Daten, die im Auftrag eines Händlers über das Chat-Widget verarbeitet werden (z. B. Kunden-Chat-Nachrichten an den Shop eines Händlers), handeln wir als Auftragsverarbeiter, und der Händler ist der Verantwortliche; der Händler ist dafür verantwortlich, seinen Endkunden eine angemessene Datenschutzerklärung bereitzustellen.

Datenschutz-Kontakt. Wir haben keinen formellen Datenschutzbeauftragten benannt (wir sind nach Art. 37 DSGVO nicht dazu verpflichtet). Da wir innerhalb der Europäischen Union niedergelassen sind, sind wir nach Art. 27 auch nicht verpflichtet, einen EU-Vertreter zu benennen. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen, einschließlich Anträgen auf Ausübung von Rechten, können Sie uns kontaktieren unter [email protected].

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig. Wenn Sie ihr nicht zustimmen, greifen Sie bitte nicht auf den Dienst zu.

Auf einen Blick: Was wir erfassen, warum, wohin es geht und wie lange

Diese Tabelle fasst die personenbezogenen Daten zusammen, die der Dienst verarbeitet. Die folgenden Abschnitte enthalten die Einzelheiten. Wo eine Frist ab der letzten Aktivität eines Gesprächs läuft, löscht ein einmal täglich ausgeführter Vorgang die Daten; sie sind also spätestens einen Tag nach Fristablauf aus unseren laufenden Systemen gelöscht und nach etwa sechs Wochen aus unseren verschlüsselten Backups.

2. Welche Informationen wir erfassen

2.1 Informationen, die Sie bereitstellen oder die Ihr Shop übermittelt

Wir erhalten Informationen auf zwei Wegen: Informationen, die Sie direkt in unsere Plattform eingeben, und Informationen, die Ihr Shop auf Ihre Anweisung an unsere Webhook-Endpunkte sendet. Konkret:

• Konto-Registrierungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Geschäftsdaten)
• Anmeldung mit Google, Microsoft oder GitHub (optional): Wenn Sie sich über einen dieser Dienste anmelden, übermittelt uns der Anbieter Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden sie nur, um Ihr Konto anzulegen und Sie anzumelden. Der Anbieter wickelt Ihre Anmeldung nach seiner eigenen Datenschutzerklärung ab.
• Zahlungsdaten (sicher verarbeitet von unserem Zahlungsdienstleister Stripe; wir speichern keine vollständigen Kartennummern)
• Profilinformationen und Präferenzen
• Support-Kommunikation und Korrespondenz
• Über Webhooks übermittelte Shop-Inhalte: Produktdaten, Seiten-/Richtlinieninhalte und Inventar-Metadaten, die Ihr Shop aktiv an unsere Webhook-Endpunkte sendet. Wir rufen oder scrapen keine Daten aus Ihrem Shop ab.
• Webhook-Signatur-Geheimnisse: ein Geheimnis, das wir mit Ihrem Shop teilen. Wir prüfen damit HMAC-SHA256-Signaturen auf Webhook-Anfragen Ihres Shops und auf dem signierten Kunden-Token Ihres Plugins, signieren unsere Anfragen an Ihr Plugin und prüfen dessen signierte Antworten. Mit einem gesonderten, davon abgeleiteten Schlüssel signieren wir die Anfragen, die Shop-Regeln an Zapier oder Make senden. Im Ruhezustand mit symmetrischer (Fernet-)Verschlüsselung gespeichert.
• Teammitglied-Informationen: Namen, E-Mail-Adressen und Zugriffsstufen (Inhaber oder Teammitglied)
• Bilder, die Sie hochladen (optional): ein Bild für Ihren Chat und, wenn ein Teammitglied eines hinzufügen möchte, dessen eigenes Foto, das Kundinnen und Kunden neben seinen Antworten in diesem Shop sehen. Beides ist freiwillig und wird jeweils von der betreffenden Person selbst hochgeladen. Hochgeladene Bilder werden bei uns neu kodiert, wodurch Kamera-Metadaten einschließlich GPS-Koordinaten entfernt werden. Sie werden über eine öffentliche URL ausgeliefert und sind daher für jede Person sichtbar, die den Chat öffnet.
• Bestellverfolgungs-Konfiguration (optional): Wenn Sie die Bestellverfolgung aktivieren, geben Sie einen HTTPS-Endpunkt in Ihrem Shop an, den wir mit einer HMAC-signierten Anfrage aufrufen, wenn ein Kunde nach einer Bestellung fragt. Wir nutzen die Rückmeldung Ihres Shops, um die Chat-Antwort zu verfassen. Enthält sie Bestelldetails, werden diese dem Kunden als Bestellkarte angezeigt, die mit dem Gespräch gespeichert wird (siehe Abschnitt 2.3).

2.2 Automatisch erfasste Informationen

Wenn das Chat-Widget in Ihrem Shop geladen wird oder wenn Sie unser Dashboard nutzen, erfassen wir automatisch:

• Kunden-Chat-Daten: Alle Kundengespräche (bis 90 Tage nach der letzten Aktivität des Gesprächs aufbewahrt, dann automatisch gelöscht)
• Vom Kunden angesehene Seite: Hat der Shop die Seitenerkennung aktiviert, werden Adresse und Titel der Shopseite, auf der sich ein Kunde beim Senden einer Nachricht befindet, ohne Abfrageparameter außer denen, die das Produkt bezeichnen, mit dieser Nachricht gespeichert, damit das Team des Shops sieht, um welches Produkt es geht; sie werden mit der Konversation nach 90 Tagen gelöscht.
• Kundenzufriedenheits-Bewertungen: ein Daumen hoch oder runter, den ein Kunde einem Chat gibt, und nach einem Daumen runter ein Kommentar, den er freiwillig schreibt (höchstens 500 Zeichen). Mit dem Gespräch aufbewahrt und mit ihm gelöscht.
• Warenkorb-Interaktionsdaten: Produkte, die über In-Chat-Warenkorb-Aktionen hinzugefügt, entfernt oder aktualisiert wurden
• Conversion-Tracking-Daten: Warenkorb-Ereignisse und Kauf-Zuordnung, die Chat-Sitzungen mit abgeschlossenen Bestellungen verknüpfen.
• Bestelldatensätze: Solange die Verknüpfung von Bestellungen mit Chats eingeschaltet ist (in unserem Shopware-Plugin der Schalter „Link orders to chats“; unsere anderen Plugins senden Bestellungen, sobald sie verbunden sind), sendet uns Ihr Shop für jede Bestellung einen order.completed-Webhook, unabhängig davon, ob der Kunde den Chat genutzt hat. Er enthält Bestellnummer, Gesamtbetrag und Währung, die Chat-Sitzungskennung, sofern der Kunde eine hat, und bei einigen Plugins die bestellten Artikel. Wir speichern Bestellnummer, Gesamtbetrag und Währung. Eine Bestellung wird nur dann mit einem Gespräch verknüpft, wenn der Kunde in diesem Chat etwas in den Warenkorb gelegt hat. Bestelldatensätze werden nach 90 Tagen gelöscht oder zusammen mit dem Gespräch, mit dem sie verknüpft sind. Der Webhook enthält weder Namen noch E-Mail-Adresse, Anschrift oder Zahlungsdaten, sofern Ihre Entwickler ihn nicht erweitern.
• Widget-Engagement-Daten: Chat-Widget-Ladevorgänge, Öffnungen, eindeutige Besucher und Engagement-Raten
• Anonymer Besucher-Fingerabdruck (serverseitig): Für die Zählung eindeutiger Besucher speichert das Widget KEINE Kennung im Browser des Kunden. Stattdessen leitet der Server einen einseitigen SHA-256-Hash aus der IP-Adresse des Besuchers, der Browser-User-Agent-Zeichenkette, einem serverseitigen Salt, der alle 24 Stunden rotiert, und der Store-ID ab. Da das Salt täglich rotiert, erzeugt derselbe Besucher an zwei verschiedenen Tagen voneinander unabhängige Fingerabdrücke. Die Daten können nicht über Tage hinweg verknüpft werden. Nach Erwägungsgrund 26 DSGVO handelt es sich um anonyme Daten, nicht um personenbezogene Daten, und eine Einwilligung ist nicht erforderlich.
• Abrechnungs-Hash (serverseitig): Wenn ein Kunde ein Gespräch beginnt, speichert der Server eine Stunde lang einen schlüsselbasierten Hash (HMAC) seiner IP-Adresse und des User-Agent-Strings seines Browsers, gesalzen mit einem täglich wechselnden Geheimnis, damit ein Kunde, der in dieser Stunde mehrere Gespräche beginnt, dem Shop nur einmal berechnet wird. Ohne unser Geheimnis lässt er sich nicht umkehren, er wird nicht mit dem Gespräch verknüpft und nach der Stunde gelöscht. Wir verarbeiten ihn auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer korrekten Abrechnung der Shops.
• Signierte Kundenkennung (optional): Wenn Sie beim Einbetten des Widgets einen user_id-Parameter übergeben, prüfen wir dessen HMAC-Signatur und verknüpfen Chat-Sitzungen mit dieser Kennung. Wir verwenden sie, um einen Chat mit Ihrem Kundenkonto zu verknüpfen und, sofern Ihr Plugin dies unterstützt, um Konto, Bestellungen und kundenspezifische Preise dieses Kunden in Ihrem Shop abzufragen. Sofern eine Shop-Regel es zulässt, ist die Kennung außerdem in den Anfragen enthalten, die die Regel an Ihren Shop oder an Ihren Zapier- oder Make-Webhook sendet (siehe Abschnitt 2.6). Für andere Zwecke verwenden wir sie nicht.
• Daten zu proaktiven Triggern: Welche Chat-Trigger basierend auf Besucherverhalten (Verweildauer, angesehene Seiten, Kassenseitenbesuche) ausgelöst wurden, ob jede Nachricht angeklickt, geschlossen oder ausgeblendet wurde, der Sprachcode der Seite und Antworten der Kunden. Keine Besucherkennung; schreibt der Kunde nach einem Klick, wird der Eintrag mit diesem Gespräch verknüpft. 90 Tage gespeichert
• Plattformnutzung: Wie Sie das Dashboard nutzen, Produkte verwalten und auf Funktionen zugreifen
• Team-Aktivität: Was Inhaber- und Teammitglied-Nutzer im System tun
• Shop-Verbindungsdaten: Wie gut Ihr Shop mit unserer Plattform verbunden und synchronisiert bleibt
• Abrechnungs- und Nutzungsdaten: Rechnungs-erstellung, Abonnementverwaltung und Nutzungsverfolgung
• Geräteinformationen und Browserdetails
• IP-Adressen (zur Ratenbegrenzung und Missbrauchsprävention; in den Zählern der Ratenbegrenzung bis zu 24 Stunden, im Zugriffsprotokoll unseres Webservers weniger als einen Tag)
• Verbindungs-Hash: Zu jedem Gespräch speichern wir einen schlüsselbasierten Hash (HMAC) der Verbindung des Kunden (seiner IP-Adresse bzw. bei IPv6 ihres /64-Bereichs). Anders als die täglich wechselnden Hashes oben bleibt er von Tag zu Tag gleich und zählt daher zu den personenbezogenen Daten. Wir verwenden ihn, damit das Team eines Shops eine Verbindung sperren kann, und um wiederholte fehlgeschlagene Bestellabfragen zu begrenzen. Die Adresse selbst speichern wir nie, und der Hash wird mit dem Gespräch gelöscht.
• Chat-Sperren: Sperrt das Team eines Shops einen Kunden, speichern wir seine Kundenkennung oder den Verbindungs-Hash, den vom Team angegebenen Grund, wer die Sperre angelegt hat und aus welchem Gespräch sie stammt. Eine Kundensperre gilt, bis das Team sie aufhebt; dann wird ihr Eintrag gelöscht. Eine Verbindungssperre endet nach 90 Tagen, und der abgelaufene Eintrag wird aufbewahrt, bis der Shop gelöscht wird.
• Begrenzung von Bestellabfragen: Damit niemand Bestellnummern erraten kann, zählen wir fehlgeschlagene Bestellabfragen bis zu 2 Stunden lang. Wir zählen sie unter schlüsselbasierten Hashes der Bestellnummer, der E-Mail-Adresse und der Verbindung, nie unter den Werten selbst.
• Website-Statistik: Auf emporiqa.com zählen wir Besuche mit Umami, das wir selbst unter analytics.emporiqa.com betreiben. Es setzt keine Cookies. Für jeden Seitenaufruf erhält es die Seitenadresse, den Referrer, den User-Agent Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse und ermittelt aus der IP-Adresse Ihr Land. Kommen Sie über einen Kampagnenlink oder von einer anderen Website, speichert Ihr Browser diese Herkunft (Kampagnen-Parameter, verweisende Website und Einstiegsseite) im Sitzungsspeicher, bis Sie den Tab schließen, damit eine Registrierung ihr zugeordnet werden kann. Wenn Sie sich registrieren oder einen Shop anlegen, sendet unser Server dieses Ereignis mit denselben Angaben und der Anmeldemethode an denselben Dienst.
• Land des Kunden: Unser Edge-Netzwerk leitet aus der IP-Adresse einen Ländercode ab. Er wird zusammen mit dem Gespräch gespeichert, damit Händler sehen können, woher eine Anfrage stammt, und ermöglicht es ihnen, den Chat auf die Länder zu beschränken, in die sie verkaufen. Erfasst wird ausschließlich das Land, niemals Stadt, Region oder Koordinaten. Nur der Ländercode wird im Browser des Kunden abgelegt, damit er nicht bei jedem Seitenaufruf neu ermittelt werden muss; er identifiziert niemanden und wird mit den Websitedaten gelöscht.
• Dashboard-Benachrichtigungen: Eine Benachrichtigung, die das Team des Shops über eine Übergabe informiert, kann die Frage des Kunden zitieren. Sie wird mit dem Gespräch gelöscht oder wenn der Shop gelöscht wird. Eine Benachrichtigung, dass eine Kunden-E-Mail eine Person braucht, zeigt den Namen oder die Adresse des Absenders und den Betreff; sie wird nach 90 Tagen gelöscht oder wenn der Shop gelöscht wird.
• Sitzungsinformationen (Authentifizierungs-Cookies, CSRF-Tokens)
• Nutzungsdaten zur Abrechnung (Anzahl der Gespräche, Anzahl der Webhook-Ereignisse)
• Shop-Verwaltungsaktivitäten: Wenn Shops pausiert/aktiviert werden, Einstellungsänderungen und operative Aktivitäten

2.3 Kundendaten

Wenn ein Kunde das Chat-Widget in Ihrem Shop nutzt, verarbeiten wir Kundendaten in Ihrem Auftrag, einschließlich Kundenfragen, Produktsuchen, Bestellverfolgungs-Anfragen, Warenkorb-Aktionen (über Chat hinzugefügte oder entfernte Produkte), Zufriedenheits-Bewertungen und Chat-Verlauf. Alle Kundengespräche werden bis zum Ablauf von 90 Tagen nach der letzten Aktivität des Gesprächs aufbewahrt und dann automatisch gelöscht. Wir verarbeiten diese Informationen, um Assistant-Antworten über unsere LLM-Auftragsverarbeiter zu generieren (siehe Abschnitt 5). Wenn die Bestellverfolgung aktiviert ist, senden wir die Angaben, die ein Kunde dafür macht (zum Beispiel eine Bestellnummer und eine E-Mail-Adresse), an den Endpunkt Ihres Shops. Die Rückmeldung Ihres Shops, die Bestellinhalte und Lieferdaten enthalten kann, wird von unseren LLM-Auftragsverarbeitern verarbeitet, um die Chat-Antwort zu verfassen, und nur als Teil des Gesprächs aufbewahrt. Wird die Rückmeldung als Bestellkarte angezeigt, wird die Karte mit dem Gespräch gespeichert; sie kann die Artikel, die Beträge, den Namen des Kunden, die Liefer- und Rechnungsadresse, die Zahlungsart und Sendungsverfolgungsdaten enthalten. Sie wird mit dem Gespräch gelöscht. Wenn der Inhaber des Shops das Postfach des Shops für „Customer emails“ verbindet, speichern wir das Passwort verschlüsselt und verwenden es nur zur Anmeldung; ein Postfach bei Microsoft 365 oder Outlook.com meldet sich stattdessen über Microsoft an, und wir speichern nur einen Anmelde-Token, ebenfalls verschlüsselt. Der Token erlaubt das Lesen und Senden von E-Mails und das Lesen des Basisprofils des Kontos; wir verwenden ihn nur für den Posteingang, die Kopfzeilen im Gesendet-Ordner, das Senden von Antworten und die Adresse des Postfachs. Wir prüfen den Posteingang alle 5 Minuten und wenn Ihr Team auf „Check now“ klickt, und lesen nur neue E-Mails, die nach dem Verbinden des Postfachs eingehen, nie ältere E-Mails oder den Spam-Ordner. Außerdem prüfen wir in seinem Ordner „Gesendet“, ob schon eine Antwort hinausging (an wen, in welchem Verlauf und wann, nie den Text). Wir löschen, verschieben oder markieren nie etwas als gelesen. Für jede E-Mail speichern wir Name und Adresse des Absenders, Betreff, Text und die Header, die nötig sind, um die Unterhaltung zusammenzuhalten und den Absender zu prüfen. Anhänge und Bilder werden nicht gespeichert. Eine automatische Sortierung, zuerst anhand der Header der E-Mail und dann durch unseren LLM-Auftragsverarbeiter, trennt Kunden-E-Mails von anderer Post wie Newslettern, Benachrichtigungen, Verkaufsangeboten und automatischen Antworten und markiert die E-Mails, die eine Person brauchen. Wenn jemand aus Ihrem Team darum bittet oder, bei eingeschalteten automatischen Antworten, für eine automatische Antwort, schreibt unser LLM-Auftragsverarbeiter einen Antwortentwurf auf Grundlage Ihrer Produkte, Seiten und Bestelldaten; eine Bestellung wird nur für eine Absenderadresse abgerufen, die der empfangende Mailserver bestätigt hat. Es wird nichts gesendet, bevor jemand aus Ihrem Team auf „Send“ klickt, außer der Shop-Inhaber schaltet automatische Antworten ein, die standardmäßig ausgeschaltet sind. Dann kann ein Entwurf zu einem Thema, das Ihr Team in mindestens 90 % der Fälle unverändert gesendet hat, bei mindestens 10 Antworten in den letzten 90 Tagen, nach 10 Minuten automatisch gesendet werden; in diesen 10 Minuten kann jeder aus Ihrem Team ihn stoppen. Automatische Antworten gehen nie an E-Mails, die unsere Sortierung als Beschwerden, Erstattungen, Zahlungs-, Rechts- oder Datenschutzfragen einordnet, nie mit Zusagen und nie an Absender, deren Adresse der empfangende Mailserver nicht bestätigt hat, und höchstens 100 pro Tag und Shop. In jedem Fall geht die Antwort dann aus Ihrem Postfach, in derselben Unterhaltung, und wird in dessen Ordner „Gesendet“ gespeichert. Jede E-Mail, ihre Entwürfe und die Antwort bewahren wir 90 Tage auf und löschen sie dann. Wenn Sie das Postfach trennen, endet das Lesen sofort; bereits gespeicherte E-Mails bleiben, bis ihre 90 Tage abgelaufen sind, und mit dem Löschen des Shops werden sie gelöscht. Wie Chat-Nachrichten werden sie nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Chat-Nachrichten und Sprachaufnahmen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die veröffentlichte API-Datennutzungsrichtlinie unseres Auftragsverarbeiters für große Sprachmodelle besagt, dass über die API übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle verwendet werden. Wir nehmen an keinen Modell-Verbesserungsprogrammen teil, die dies ändern würden, und wir leiten keine Chat-Inhalte in unsere eigenen Trainings-Pipelines ein. Der Auftragsverarbeiter speichert API-Anfragen bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung und löscht sie dann. Der aktuell benannte Auftragsverarbeiter ist auf unserer Auftragsverarbeiter-Seite aufgeführt.

Übergabe an einen Menschen: Wenn die Frage eines Kunden an einen Menschen eskaliert wird (über unsere Übergabefunktion), werden die Chat-Nachrichten des Kunden für autorisierte Mitglieder Ihres Teams im Plattform-Dashboard sichtbar, damit sie antworten können. Kontaktdaten, die der Kunde dafür im Chat eingibt, etwa ein Name, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer, werden der Anfrage beigefügt, Ihrem Team angezeigt und können in Übergabe-E-Mails enthalten sein; sie sind als nicht überprüft gekennzeichnet. Außerdem speichern wir mit der Anfrage eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs (von KI verfasst, sobald ein Chat länger wird) und etwaige Notizen Ihres Teams. Sie werden mit dem Gespräch gelöscht. Verfügbarkeit und Verhalten der Übergabe werden von Ihnen kontrolliert.

Sprachmodus: Wenn Sie den Sprachmodus aktivieren, kann ein Kunde seine Nachrichten sprechen, statt sie zu tippen. Wenn ein Kunde den Sprachmodus in einem Browser zum ersten Mal nutzt, weist ihn das Widget darauf hin, dass er mit einem KI-System spricht und die Antworten mit einer KI-generierten Stimme wiedergegeben werden, und bittet ihn um Bestätigung; zudem fragt der Browser nach der Berechtigung für den Mikrofonzugriff. Der Sprachmodus funktioniert ohne erneuten Tastendruck: Nach jeder Antwort schaltet sich das Mikrofon selbsttätig wieder ein und zeichnet alles auf, was laut genug ist, um als Sprache zu gelten, gegebenenfalls auch Äußerungen anderer Personen in der Nähe, bis der Kunde den Sprachmodus beendet oder etwa 10 bis 15 Sekunden lang nichts sagt. Jede gesprochene Nachricht wird im Browser des Kunden aufgezeichnet und zur Transkription an unseren Auftragsverarbeiter für große Sprachmodelle übermittelt. Wir speichern die Aufnahme nicht; der Auftragsverarbeiter kann die Anfrage einschließlich der Audiodaten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung speichern, wie unten beschrieben. Jedes Transkript wird kurz angezeigt und gesendet, sofern der Kunde es nicht abbricht; ein gesendetes Transkript wird wie getippter Text als Chat-Nachricht gespeichert, ein abgebrochenes nicht. Der Text der Antwort wird zur Erzeugung der Sprachausgabe an denselben Auftragsverarbeiter übermittelt; die erzeugten Audiodaten werden bis zu 5 Minuten im Arbeitsspeicher vorgehalten, damit der Browser sie abspielen kann, und anschließend gelöscht. Die Aufnahmen werden ausschließlich zur Umwandlung von Sprache in Text verwendet. Wir erstellen keine Stimmabdrücke und verwenden Aufnahmen nicht, um einen Sprecher zu erkennen oder zu identifizieren oder um auf Emotionen, Alter oder andere persönliche Merkmale zu schließen; der Transkriptionsdienst liefert nur den Text zurück.

2.4 Chat-Assistent-Daten

Unsere Systeme verarbeiten und speichern:

• Produkt- und Seiteninformationen für Suche und Empfehlungen
• Gesprächsverlauf und Kontext für den Kundenservice (90-Tage-Aufbewahrungszeitraum)
• Sprachenerkennung und Verarbeitungsdaten (damit der Chat in der Sprache des Kunden antwortet)
• Aggregierte Gesprächsmengen und Token-Zahlen (zur Abrechnung, Kapazitätsplanung und Missbrauchserkennung)

2.5 Plattform-Verwaltungsdaten

Unsere Geschäftsverwaltungsfunktionen erfassen und speichern:

• Shop-Dashboard-Daten: Produkt- und Seitenstatus, Verbindungsüberwachung
• Conversion-Tracking-Dashboard: Umsatz-Zuordnung, Conversion-Funnel-Metriken (Sitzungen, Warenkorb-Hinzufügungen, Kassen, Käufe), dem Chat zugeordnete Umsätze
• CSAT-Dashboard-Daten: Aggregierte Zufriedenheitswerte und individuelle Überprüfung niedrig bewerteter Gespräche
• Konfiguration proaktiver Trigger: Trigger-Regeln, Vorlagen und Performance-Daten pro Shop
• Team-Verwaltungsdaten: Benutzer-Zugriffsstufen (Inhaber/Teammitglied), Berechtigungen, Aktivitätsverfolgung
• Shop-Verbindungsdaten: Setup-Konfigurationen, Verfolgung des Verbindungsstatus, Sicherheitsprotokolle
• Abrechnungs-Verwaltungsdaten: Rechnungs-historie, Nutzungsverfolgung, Abonnementverwaltung
• Aktivitätsaufzeichnungen: Vollständige Aufzeichnungen aller Plattform-Aktivitäten, organisiert nach Benutzer-Zugriffsstufe
• Geschäftsanalyse-Daten: Detaillierte Statistiken zu Nutzung, Performance und Kundeninteraktionen
• Chat-Widget-Daten: Anpassungseinstellungen, Positionierung, Markenfarben und Website-Sicherheitsregeln
• Verbundene KI-Assistenten: Wenn Sie einen KI-Assistenten, den Sie nutzen, etwa ChatGPT oder Claude, mit Ihrem Konto verbinden, speichern wir den Namen der App (so, wie die App ihn registriert hat), die Webadressen, zu denen sie Sie zurückleitet, die Anmeldemethode, mit der Sie sie erlaubt haben, wann Sie sie erlaubt haben und wann sie zuletzt genutzt wurde, sowie ihre Zugriffs- und Aktualisierungstoken. Alle ihre Token werden gehasht gespeichert. Die App behält ihren Zugriff, bis Sie sie trennen oder bis sie 60 Tage lang nicht genutzt wurde. Wenn Sie dieselbe App erneut erlauben, ersetzt das ihren bisherigen Zugriff. Wenn Sie Ihr Passwort ändern oder zurücksetzen, werden alle verbundenen Apps getrennt

2.6 Shop-Regeln

Ein Händler kann Regeln einrichten, die dem Chat vorgeben, wie er reagieren soll, wenn ein Kunde nach etwas Bestimmtem fragt, zum Beispiel nach dem Status einer Bestellung oder nach einer Rücksendung. Der Händler legt fest, welche Angaben eine Regel beim Kunden erfragt, etwa eine Bestellnummer, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, einen Namen, einen Grund oder weitere von ihm festgelegte Felder, und wohin die Regel sie sendet. Der Chat erfragt nur die Angaben, die die Regel vorsieht, und die Regel sendet nur diese Angaben und die unten beschriebenen Zusatzangaben. Je nachdem, wie der Händler die Regel eingerichtet hat, geschieht Folgendes:

• Antwort mit dem eigenen Text des Händlers. Dadurch allein wird nichts nach außerhalb des Gesprächs übermittelt.
• Abfrage im Shop des Händlers: Der Chat sendet eine signierte Anfrage an eine Adresse auf der eigenen Domain des Shops, deren Kontrolle der Händler nachgewiesen hat, und verfasst seine Antwort anhand der Rückmeldung des Shops.
• E-Mail an das Team des Händlers: Der Chat sendet die Angaben, die Nachricht des Kunden (mit einer englischen Übersetzung, wenn sie in einer anderen Sprache verfasst ist) und einen Link zum Gespräch an die Teammitglieder, die der Händler für die Regel auswählt, und zwar von unserer No-Reply-Adresse über unseren E-Mail-Versanddienstleister. Die E-Mail kennzeichnet die vom Kunden eingegebenen Angaben als nicht überprüft und jede aus dem Kundenkonto übernommene Angabe als aus dem Konto des Kunden stammend. Enthalten die Angaben eine gültige E-Mail-Adresse, vom Kunden eingegeben oder aus seinem Konto übernommen, geht eine Antwort auf diese E-Mail an den Kunden.
• Übermittlung an Zapier oder Make: Der Chat sendet die Angaben signiert an eine Webhook-Adresse im eigenen Zapier- oder Make-Konto des Händlers. Der Händler wählt diese Dienste aus und schließt die Verträge mit ihnen selbst. Sie erhalten die Daten als vom Händler gewählte Empfänger, nicht als unsere Unterauftragsverarbeiter.

Wenn eine Regel den Shop abfragt oder Daten an Zapier oder Make sendet, kann der Händler zusätzlich festlegen, dass die Adresse der Seite, auf der sich der Kunde befindet, das Produkt, das er gerade ansieht, die Produkte in seinem Warenkorb (Produkt-ID, SKU und Menge) und die Nachricht des Kunden im eingegebenen Wortlaut mitgesendet werden. Jede dieser Angaben wird nur mitgesendet, wenn der Händler sie aktiviert. Die Anfrage enthält außerdem den Namen der Regel, eine Anfragekennung, die Sprache des Gesprächs, den Kanal, in dem der Chat läuft, soweit bekannt die Währung des Kunden, die Angabe, ob der Kunde angemeldet ist, und die Angabe, ob es sich um einen Test handelt. Sofern das Plugin des Shops dies unterstützt und der Händler es zulässt, wird ein im Shop angemeldeter Kunde anhand seiner Kunden-ID identifiziert, die aus einem vom Plugin ausgestellten signierten Token stammt; er muss dann nicht die Angaben machen, die belegen, dass es sich um seine Bestellung handelt, und die Anfrage enthält dann auch diese Kunden-ID. Eine Anfrage an Zapier oder Make gibt außerdem an, welche Angaben aus dem Kundenkonto übernommen wurden.

Der Händler kann eine Regel so einrichten, dass sie die E-Mail-Adresse, den Namen oder die Nummer der neuesten Bestellung des Kunden aus seinem Kundenkonto im Shop übernimmt, statt danach zu fragen. Für einen angemeldeten Kunden fragen wir dann beim Plugin des Shops den Namen und die E-Mail-Adresse aus seinem Kundenkonto sowie seine bis zu 10 neuesten Bestellungen ab (Bestellnummer, Datum, Status, Gesamtbetrag und Währung), zuzüglich etwaiger Felder, die der Händler dieser Antwort in seinem eigenen Shop hinzufügt. Diese Antwort wird höchstens 30 Minuten in einem Cache vorgehalten. Ein Wert, den eine Regel daraus übernimmt, wird wie eine vom Kunden eingegebene Angabe behandelt: Er wird dorthin gesendet, wohin die Regel ihre Angaben sendet (die Team-E-Mail, die Zapier- oder Make-Anfrage oder der Shop bei einer Abfrage des Bestellstatus), und mit dem Gespräch aufbewahrt, bis das Gespräch gelöscht wird.

Die Angaben eines Kunden durchlaufen außerdem unseren Unterauftragsverarbeiter für große Sprachmodelle (Abschnitt 5.1), der das Gespräch liest, um sie zu erkennen und die Antwort zu verfassen. Für Daten, die über Regeln erhoben werden, ist der Händler der Verantwortliche: Er entscheidet, was zu welchem Zweck erhoben wird und wohin es geht, und wir verarbeiten die Daten nach seinen Weisungen (Abschnitt 4). Sobald die Daten den Shop des Händlers, das Postfach seines Teams oder sein Zapier- oder Make-Konto erreicht haben, richtet sich ihre Verarbeitung nach der Datenschutzerklärung des Händlers und den Bedingungen der von ihm genutzten Dienste.

Damit der Händler sehen kann, was eine Regel getan hat, speichern wir zusammen mit dem Gespräch einen Eintrag dazu: die Namen der verwendeten Felder (nicht deren Werte), das Ergebnis und einen kurzen Auszug aus den Worten des Kunden, die die Regel ausgelöst haben, wobei E-Mail-Adressen und lange Ziffernfolgen unkenntlich gemacht werden. Sendet eine Regel eine E-Mail an das Team oder bietet sie dem Kunden die Übergabe an einen Mitarbeiter an, werden die Angaben, einschließlich der aus dem Kundenkonto übernommenen, zusätzlich einer Anfrage im Dashboard des Händlers beigefügt. Beides wird mit dem Gespräch gelöscht, 90 Tage nach dessen letzter Aktivität. Ein Verlauf der Änderungen, die ein Händler an seinen Regeln vornimmt, wird für die Lebensdauer des Shops und 1 Jahr nach dessen Löschung aufbewahrt; er enthält keine Kundendaten.

Um Anfragen von Regeln zuzustellen und bei Fehlern erneut zu senden, halten wir kurzlebige Kopien auf unseren Cache-Servern in der EU vor. Eine Team-E-Mail oder eine Zapier- oder Make-Anfrage (die Angaben, die Nachricht des Kunden und der Inhalt der Anfrage) wird höchstens 2 Tage vorgehalten, damit sie erneut gesendet werden kann, und nach der Zustellung entfernt. Die englische Übersetzung der Nachricht eines Kunden für eine Team-E-Mail wird 7 Tage aufbewahrt, damit eine erneut gesendete E-Mail nicht noch einmal übersetzt wird. Die Antworten, die festlegen, welche Regel gilt und welche Angaben eine Nachricht enthält, werden 10 Minuten aufbewahrt.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die erfassten Informationen, um:

• Unsere E-Commerce-Chat-Assistent-Dienste bereitzustellen, zu betreiben und zu pflegen
• Transaktionen abzuwickeln und Ihr Konto und Abonnementpläne zu verwalten
• Plattformzuverlässigkeit und -leistung anhand operativer Metriken zu verbessern und ab dem 21. November 2026 Gespräche automatisch auszuwerten, um falsche oder wenig hilfreiche Antworten zu finden und zu beheben (die Auswertung speichert nur Zählwerte und Verweise auf Gespräche, niemals Kopien oder Auszüge, und Gesprächsinhalte werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet)
• Kundensupport zu leisten und auf Anfragen zu antworten
• Service-Benachrichtigungen und wichtige Updates zu senden
• Aggregierte Analysen durchzuführen, um plattformweite Nutzungsmuster zu verstehen
• Betrug, Missbrauch und Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und zu verhindern
• Rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen und unsere Bedingungen durchzusetzen
• Vektor-Embeddings Ihrer Produkt- und Seiteninhalte für semantische Suche zu generieren
• Conversion-Zuordnung von Chat-Sitzungen zu Käufen zu verfolgen
• Kundenzufriedenheits-Bewertungen (CSAT) zu verarbeiten und zu aggregieren
• Proaktive Chat-Trigger basierend auf Besucherverhalten auszuliefern
• In-Chat-Warenkorb-Aktionen zu verarbeiten (Hinzufügen, Entfernen, Aktualisieren, Kasse)
• Teammitglieder und rollenbasierte Zugriffskontrollen zu verwalten
• Abrechnungsinformationen zu verarbeiten und Rechnungen zu erstellen
• Chat-Verlauf und Gesprächsaufzeichnungen zu pflegen (90-Tage-Aufbewahrung)
• Plattformnutzung zu verfolgen und Analyse-Berichte zu erstellen
• Shop-Status zu überwachen und Sperrung/Aktivierung zu verwalten
• Aktivitätsprotokolle und Audit-Trails zu erstellen
• Profilverwaltung und Benutzeraktualisierungen zu ermöglichen
• Neue E-Mails in einem von Ihnen verbundenen Postfach einzusortieren und Antwortentwürfe zu schreiben, die Ihr Team prüft und sendet oder die automatisch gesendet werden, wenn Sie automatische Antworten einschalten
• Auf Ihre Anweisung die Aktionen eines KI-Assistenten auszuführen, den Sie mit Ihrem Konto verbunden haben

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)

Soweit die DSGVO Anwendung findet, ist die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 für jede von uns als Verantwortlicher durchgeführte Verarbeitungskategorie:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Konto-Registrierung und Authentifizierung, Bereitstellung des Dienstes, Teammitglied-Verwaltung, Abonnementverwaltung, Abrechnung, Versand von dienstbezogenen Benachrichtigungen und Beantwortung von Support-Anfragen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Plattform-Sicherheit und Missbrauchsprävention (einschließlich Ratenbegrenzung, Signaturverifizierung, Audit-Protokolle und einer gelegentlichen Prüfung, bei der ein Shop-Besucher bestätigen soll, dass er ein Mensch ist, bevor der Chat fortgesetzt wird), aggregierte Nutzungsanalysen zur Kapazitätsplanung, cookielose Statistiken zur Nutzung unserer öffentlichen Website und Produktverbesserung aus operativen Metriken. Wir haben diese Interessen gegen Ihre Rechte abgewogen und kommen zu dem Schluss, dass sie diese nicht überwiegen. Sie können nach Abschnitt 9 widersprechen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): optionale Marketingkommunikation und alle nicht-essenziellen Cookies oder Analysen, die nach ePrivacy-Regeln eine Einwilligung erfordern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Auswirkung auf die zuvor durchgeführte Verarbeitung widerrufen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Aufbewahrung von Rechnungen und Steuerunterlagen, Antworten auf rechtmäßige Anfragen zuständiger Behörden und Einhaltung der DSGVO selbst (Meldung von Verstößen, Antworten auf Betroffenenrechte, Aufzeichnungspflicht).

Für personenbezogene Daten, die im Auftrag eines Händlers über das Chat-Widget verarbeitet werden (z. B. Kunden-Chat-Nachrichten), handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 und verarbeiten ausschließlich auf dokumentierte Weisungen des Händlers. Der Händler ist dafür verantwortlich, die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung in seiner eigenen Datenschutzerklärung zu benennen.

Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22). Der Dienst generiert KI-gestützte Antworten auf Kunden-Chat-Nachrichten, trifft jedoch keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung gegenüber einer betroffenen Person entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen. Insbesondere verwenden wir keine automatisierte Verarbeitung, um Dienste zu verweigern, Preise individuell festzulegen oder Entscheidungen über Beschäftigung, Kredit oder Ähnliches über eine Person zu treffen.

5. Auftragsverarbeiter und Informationsweitergabe

5.1 Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Kategorien von Drittanbieter-Auftragsverarbeitern ein, um den Dienst zu erbringen. Jeder ist vertraglich verpflichtet, Daten ausschließlich nach unseren dokumentierten Weisungen zu verarbeiten, angemessene Sicherheit zu gewährleisten und Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen zu verwenden.

• Anbieter großer Sprachmodelle: Generiert Chat-Antworten aus Kundennachrichten; beschreibt Fotos, die Kunden im Chat senden (Kamera-Metadaten wie GPS-Koordinaten werden vorher entfernt); verarbeitet Produkt-/Seiteninhalte während der Katalog-Synchronisation (Zusammenfassungen und Embeddings); und sofern ein Shop den Sprachmodus aktiviert hat, wandelt der Anbieter außerdem gesprochene Kundennachrichten in Text um und erzeugt die Sprachausgabe der Antworten. Wenn ein Shop sein Postfach verbindet, sortiert er die neuen E-Mails ein und schreibt die Antwortentwürfe, um die das Team des Shops bittet, oder, wenn automatische Antworten eingeschaltet sind, die automatisch gesendeten. Der Anbieter speichert API-Anfragen bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung und löscht sie dann.
• Anbieter für das Ranking von Suchergebnissen: OpenRouter (Vereinigte Staaten) gibt die Suchanfrage aus dem Chat einer Kundin oder eines Kunden oder aus einer Kunden-E-Mail, auf die das Team des Shops antwortet, mit Produkt- und Seitentexten an Cohere weiter, den Anbieter des Ranking-Modells. OpenRouter speichert diese Daten nicht; Cohere speichert sie nach eigenen Bedingungen.
• Zahlungsdienstleister: Wickelt die Abrechnung von Abonnements ab und speichert Daten zu Zahlungsmitteln. Wir speichern keine vollständigen Kartennummern.
• Cloud-Hosting- und Infrastrukturanbieter: Betreibt unsere Anwendungsserver, PostgreSQL-Datenbanken, Redis-Cache, Vektordatenbank und Dateispeicher, auf Servern in Deutschland (Hetzner).
• CDN- und Edge-Netzwerk-Anbieter (Cloudflare): Ist unserem HTTP-Verkehr und dem Chat-Widget als Proxy vorgeschaltet, speichert die im Chat gezeigten Teamfotos im Cache und ermittelt das Land des Besuchers. Wenn der Chat einen Besucher bittet zu bestätigen, dass er ein Mensch ist, führt Cloudflare diese Prüfung (Turnstile) durch und erhält dafür Browsersignale. Verarbeitet IP-Adressen, Anfrage-Metadaten und den übertragenen Verkehr für Caching, DDoS-Schutz und Missbrauchsprävention.
• Anbieter für Fehlerverfolgung und Observability (Sentry, EU-Region in Deutschland): Empfängt Anwendungs-Fehlerberichte und Performance-Traces (aus einer Stichprobe von 10 % der Anfragen), damit wir Probleme diagnostizieren können. Nutzlasten können Anfrage-Metadaten und Stack-Traces enthalten. IP-Adressen, auch die in Weiterleitungs-Headern, werden vor der Übermittlung entfernt, ebenso Inhalte von Kunden-Chat-Nachrichten und Kundenangaben in Anfrageinhalten, Argumenten von Hintergrundaufgaben und Protokollmeldungen. Es wird keine Benutzeridentität übermittelt.
• E-Mail-Versanddienstleister: Stellt die E-Mails zu, die wir von unserer No-Reply-Adresse senden, darunter Anmeldelinks, Kontohinweise, Übergabe-Benachrichtigungen an das Team eines Shops und E-Mails aus Shop-Regeln. Wir übergeben sie ihm über eine verschlüsselte Verbindung (TLS). Diese können die Kontaktdaten und Nachrichten enthalten, die ein Kunde im Chat angegeben hat, sowie die von einer Regel erhobenen Angaben.

Die aktuelle maßgebliche Liste der benannten Auftragsverarbeiter (einschließlich Standorten bzw. Rechtsordnungen und Zwecken) wird auf unserer Auftragsverarbeiter-Seite veröffentlicht. Wir benachrichtigen registrierte Kontoinhaber mindestens 30 Tage vor Beauftragung eines neuen Auftragsverarbeiters, der personenbezogene Kundendaten verarbeitet.

5.2 Andere Offenlegungen

• Bestellverfolgungs-API des Shops (optional): Wenn Sie die Bestellverfolgung aktivieren, werden die Angaben, die ein Kunde dafür macht, mit HMAC-signierten Anfragen an den von Ihnen in Ihrem eigenen Shop konfigurierten Endpunkt gesendet. Die Rückmeldung Ihres Shops wird verwendet, um die Chat-Antwort zu verfassen.
• Shop-Regeln (optional): Richtet ein Händler Regeln ein, gehen die von einer Regel erhobenen Angaben dorthin, wohin der Händler sie leitet: an eine Adresse in seinem eigenen Shop, per E-Mail an das Team des Shops oder an einen Zapier- oder Make-Webhook in seinem eigenen Konto (siehe Abschnitt 2.6). Diese Empfänger wählt der Händler aus; sie sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter.
• Team-Chat-Benachrichtigungen (optional): Verbindet ein Shop Slack, Microsoft Teams, Discord oder Google Chat, wird eine Übergabe-Benachrichtigung mit der Frage des Kunden (bis zu 280 Zeichen) in dem vom Shop gewählten Kanal veröffentlicht. Auch Übergabe-E-Mails und die E-Mail-Übersicht unbeantworteter Fragen enthalten die Fragen der Kunden.
• Messenger-Apps (optional): Gibt ein Shop WhatsApp, Telegram, Viber, Messenger oder Instagram für Übergaben an, kann der Chat eine Schaltfläche anzeigen, die diese App öffnet. Bei WhatsApp, Telegram und einer Viber-Business-Nummer wird die Frage des Kunden als Entwurf vorausgefüllt; bei den anderen wird sie kopiert, damit der Kunde sie einfügen kann. Es wird nichts gesendet, solange der Kunde es nicht selbst in dieser App sendet. Diese Empfänger wählt der Shop aus; sie sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter.
• Ihr E-Mail-Anbieter (optional): Wenn Sie das Postfach Ihres Shops verbinden, lesen wir neue E-Mails daraus und senden darüber die Antworten, die Ihr Team freigibt, oder, wenn automatische Antworten eingeschaltet sind, die automatisch gesendeten. Dieser Anbieter ist Ihr eigener, von Ihnen gewählt; er ist nicht unser Auftragsverarbeiter.
• KI-Assistenten, die Sie verbinden (optional): Wenn Sie einen KI-Assistenten, etwa ChatGPT oder Claude, mit Ihrem Emporiqa-Konto verbinden, kann er auf Ihre Anweisung einen Shop anlegen und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos sowie die Namen der Shops lesen, die Ihnen gehören oder in denen Sie Mitglied sind. Bei den Shops, die Ihnen gehören, kann er außerdem den Einrichtungsstand (ob das Plugin verbunden ist, die Produkte synchronisiert sind und der Chat live ist, die Zahl der Produkte und Seiten und wann der Shop zuletzt Daten gesendet hat), die Chat-Einstellungen (Titel, Begrüßung und Startfragen in jeder Sprache, Tonfall und eigene Anweisungen, ob die Warenkorb-Funktion eingeschaltet ist, und die erlaubten Domains), eine Übersicht über Nutzung und Abrechnung (Gespräche in diesem Monat, verbleibendes Guthaben, ob eine Karte hinterlegt ist, Ausgaben in diesem Monat, die monatliche Ausgabengrenze und, falls der Chat pausiert ist, der Grund dafür) sowie Aktivitätszahlen lesen (für heute und die letzten 7 Tage die Zahl der Gespräche, der Gespräche, in denen der Chat etwas in den Warenkorb gelegt hat, der Bestellungen und den Umsatz aus dem Chat, der Übergaben an Ihr Team und der hilfreichen und nicht hilfreichen Bewertungen, die Namen der am häufigsten in den Warenkorb gelegten Produkte, wie viele Kunden gerade auf Ihr Team warten und wie viele Fragen der Chat nicht beantworten konnte) sowie für „Customer emails“, ob ein Postfach verbunden ist und wie viele E-Mails auf eine Antwort warten oder eine Person brauchen (nur Zahlen), nie den Text von Gesprächen oder E-Mails oder etwas, das einen Kunden erkennbar macht. Er kann die Installationsschritte nennen und dabei festhalten, auf welcher Plattform Ihr Shop läuft, einen Link zum Ausprobieren des Chats geben (Testchats verbrauchen das Guthaben des Shops) und auf die passenden Seiten im Dashboard verlinken. Bevor der Chat eines Shops in Ihrem Shop live ist, kann er den Shop außerdem einrichten: die Website, die den Chat zeigen darf, die Farben und die Position der Schaltfläche, Titel, Begrüßung und Startfragen in jeder Sprache, ein Begrüßungs-Pop-up für neue Besucher und ein Abschieds-Pop-up für Besucher, die gerade gehen wollen, Tonfall und eigene Anweisungen, die Länder, denen der Chat antwortet, und ob Warenkorb-Funktion, Sprachmodus, Bewertungen nach einem Chat, Foto-Uploads und Antwortvorschläge eingeschaltet sind. Dafür nutzt er dieselben Formulare und Prüfungen wie das Dashboard. Sobald der Chat in Ihrem Shop live ist, kann er keine Einstellung ändern: Einstellungen ändern Sie im Dashboard, über die Links, die er Ihnen gibt. Jeder Shop, den er anlegt, und jede Einrichtung, die er vornimmt, wird mit dem Namen der App im Aktivitätsprotokoll des Shops festgehalten. Was er liest, geht an den Anbieter dieses Assistenten. Dieser Anbieter handelt für Sie, nicht für uns, und ist nicht unser Auftragsverarbeiter. Der Assistent kann keine Gespräche oder personenbezogenen Daten Ihrer Kunden lesen, nichts an der Abrechnung ändern, nichts löschen, weder Ihr Team noch die Anmeldeeinstellungen verwalten und Ihr Verbindungsgeheimnis nicht sehen.
• Offizielle Plattform-Erweiterungen: Wenn Sie eine unserer Erweiterungen installieren (Drupal Commerce, WooCommerce, Sylius, PrestaShop, Shopware, Magento 2 / Adobe Commerce), läuft sie in Ihrem eigenen Shop und überträgt Daten an unsere Webhook-Endpunkte. Die Erweiterung ist von uns veröffentlichter First-Party-Code, kein Drittempfänger.
• Rechtliche Anforderungen: Wenn gesetzlich erforderlich oder zum Schutz von Rechten und Sicherheit
• Geschäftsübergänge: Im Zusammenhang mit Fusionen, Übernahmen oder Vermögensverkäufen

Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte zu deren Marketingzwecken.

6. Cookies und Tracking-Technologien

6.1 Unsere Website und unser Dashboard

Auf unserer Website und in unserem Plattform-Dashboard verwenden wir die folgenden Cookies und Browserspeicher:

• Sitzungs-Cookies zur Authentifizierung und Sicherheit
• CSRF-Schutz-Tokens
• Ein Sprach-Cookie (django_language, 1 Jahr) auf unserer Website und im Dashboard
• Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design, im localStorage
• Im Dashboard ein localStorage-Eintrag, welcher geöffnete Tab gerade angesehen wird, damit Benachrichtigungen nicht in mehreren Tabs wiederholt werden. Der ausgewählte Shop wird in Ihrer serverseitigen Sitzung gespeichert
• Auf unserer öffentlichen Website eine selbst betriebene Statistik ohne Cookies (Umami, unter analytics.emporiqa.com; siehe Abschnitt 2.2). Kommen Sie über einen Kampagnenlink oder von einer anderen Website, werden Kampagne, verweisende Website und Einstiegsseite bis zum Schließen des Tabs im sessionStorage gespeichert und mit Ihrer Registrierung übermittelt, damit wir zählen können, woher Registrierungen kommen
• Die E-Mail-Adresse, die Sie in das Registrierungsformular eingeben, im sessionStorage und localStorage, damit das Formular bei Ihrer Rückkehr vorausgefüllt ist, bis Sie Ihre Websitedaten löschen

6.2 Chat-Widget-Speicher (auf Browsern der Endkunden)

Wenn ein Kunde das Chat-Widget in Ihrem Shop lädt, schreibt das Widget eine geringe Menge an Zustand in den Browser des Besuchers. Jeder Eintrag ist zweckgebunden und entweder First-Party auf der Domain Ihres Shops oder im eigenen Speicher des Chat-Fensters abgelegt. Die Einträge, die der Chat braucht, sind nach Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie unter dem Kriterium „unbedingt erforderlich für den vom Nutzer ausdrücklich angeforderten Dienst“ vom Einwilligungserfordernis ausgenommen. Das Kennzeichen für wiederkehrende Besucher, der Zustand der proaktiven Nachrichten, die tägliche Nutzungsmarkierung und die zuletzt angesehenen Produkte dienen Funktionen, die über den Chat hinausgehen; keiner dieser Einträge wird geschrieben, wenn Ihr Shop den Chat erst beim Klick lädt (siehe die letzten Einträge unten):

• Gesprächs-Thread-Kennung (localStorage): eine zufällige Kennung des aktuellen Gesprächs, damit der Chat eines Kunden über die Seiten Ihres Shops hinweg fortgesetzt werden kann. Sie wird ersetzt, wenn ein neues Gespräch beginnt. Im eigenen Speicher des Chat-Fensters wird sie 30 Tage nach der letzten Nachricht entfernt; auf der Domain Ihres Shops bleibt sie, bis der Kunde seine Websitedaten löscht.
• Zustand des Chatfensters (localStorage und sessionStorage): geöffnet oder geschlossen, Ungelesen-Badge, Abstimmung zwischen offenen Tabs, wie oft nach neuen Nachrichten gesehen wird, ob der Shop in den letzten 5 Minuten kein Gespräch annehmen konnte und ob die Zufriedenheitsfrage schon gestellt wurde oder noch aussteht. Einige dieser Einträge enthalten die zufällige Kennung des Gesprächs, und die ausstehende Zufriedenheitsfrage enthält 45 Sekunden lang außerdem das Token, das zum Absenden der Bewertung nötig ist. sessionStorage-Einträge enden mit dem Schließen des Tabs; localStorage-Einträge werden bei der Nutzung des Chats überschrieben.
• Angemeldeter Kunde (nur wenn Ihr Shop angemeldete Kunden erkennt): Die Kundenkennung Ihres Shops ist Teil der Namen der oben genannten Chat-Einträge, und der eigene Speicher des Chat-Fensters hält fest, welchem angemeldeten Kunden jedes der letzten 20 Gespräche gehört, damit das Gespräch eines Kunden nicht einer anderen Person im selben Browser angezeigt wird. Bleibt, bis der Kunde seine Websitedaten löscht.
• Kennzeichen für wiederkehrende Besucher (localStorage auf der Domain Ihres Shops): der Wert 1, beim ersten Besuch gesetzt, damit proaktive Nachrichten neue und wiederkehrende Besucher unterschiedlich ansprechen können. Keine Kennung; es bleibt, bis der Kunde die Website-Daten löscht.
• Zustand proaktiver Nachrichten (localStorage und sessionStorage): die in diesem Besuch aufgerufenen Seiten, ob es der erste Besuch ist, welche proaktiven Nachrichten angezeigt oder geschlossen wurden, wann die letzte erschien und wann ein Tab zuletzt den Chat geöffnet hatte, gemeinsam für die offenen Tabs des Shops, damit sich eine Nachricht nicht in einem anderen Tab wiederholt oder während eines Gesprächs erscheint. Keine Kennung; ein neuer Besuch beginnt nach 30 Minuten ohne Seitenaufruf.
• Land (localStorage, nur wenn Ihr Shop den Chat nach Ländern begrenzt): der Ländercode des Besuchers, wie unser Server ihn ermittelt hat, 30 Tage lang wiederverwendet, wenn der Chat dort erlaubt ist, und 15 Minuten lang, wenn nicht, damit die Prüfung nicht auf jeder Seite wiederholt wird. Danach wird er neu ermittelt und der gespeicherte Wert ersetzt; anderweitig wird der Eintrag nicht gelöscht.
• Tägliche Nutzungsmarke (localStorage): das Datum und die Chat-Ereignisse (etwa Laden und Öffnen), die dieser Browser heute bereits gezählt hat, damit die Tageszahlen nicht überhöht werden. Keine Kennung.
• First-Party-Cookie emporiqa_sid: trägt die Chat-Thread-Kennung auf der Domain Ihres Shops, damit Ihr Integrations-Plugin sie serverseitig lesen kann, sobald ein Kunde eine Bestellung abschließt, und den order.completed-Webhook mit der zugehörigen Chat-Sitzung sendet. Zweckgebunden (Konversionsattribution), rollierende 1-Stunden-TTL, SameSite=Lax, nicht mit Cross-Site-Tracking kombiniert. Unbedingt erforderlich, um Bestellungen mit Chats zu verknüpfen, was der Chat standardmäßig tut. Wird nicht gesetzt, wenn Ihr Shop die Verknüpfung von Bestellungen mit Chats ausschaltet (eine Einstellung in unserem Shopware-Plugin oder attribution=off in einer eigenen Einbindung); mit diesem Schalter in unserem Shopware-Plugin werden uns auch keine Bestellungen übermittelt.
• Sprachmodus (nur wenn der Shop ihn aktiviert hat): ein localStorage-Eintrag, der festhält, dass der Kunde den Hinweis zum Sprachmodus bestätigt hat, damit der Hinweis nicht erneut erscheint, und der bestehen bleibt, bis der Kunde seine Websitedaten löscht, sowie ein sessionStorage-Eintrag, der speichert, ob gesprochene Antworten stummgeschaltet sind, und beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht wird. Beide liegen im eigenen Speicher des Chat-Fensters auf unserer Domain. Die meisten aktuellen Browser halten diesen Speicher für jede Website, in die der Chat eingebettet ist, getrennt; wo ein Browser das nicht tut, werden diese Einträge mit anderen Shops geteilt, die unseren Chat nutzen. Sie enthalten keine Kennung.
• Zuletzt angesehene Produkte (localStorage auf der Domain Ihres Shops, nur bei aktivierter Seitenerkennung): bis zu 25 vom Kunden geöffnete Produktseiten (Adresse, Seitentitel, Produktname, SKU, Bild und Zeitpunkt des Aufrufs). Bis zu 8 werden als Kontext für diese Antwort mit einer Nachricht gesendet und von uns nicht gespeichert; der Eintrag bleibt, bis der Kunde seine Websitedaten löscht.
• Hinweisanimation (sessionStorage auf der Domain Ihres Shops): dass die kurze Hinweisanimation des Chat-Buttons bereits gezeigt wurde, damit sie nur einmal pro Browsersitzung abläuft. Wird beim Schließen des Tabs gelöscht.
• Laden per Klick (sofern Ihr Shop es nutzt): Die Seite Ihres Shops stellt den Chat-Button selbst dar. Bis der Kunde darauf klickt, stellt sein Browser keine Anfrage an uns und es wird nichts geschrieben; der Button liest nur den folgenden Eintrag. Nach dem Klick werden das Kennzeichen für wiederkehrende Besucher, der Zustand der proaktiven Nachrichten, die tägliche Nutzungsmarkierung, die zuletzt angesehenen Produkte und die Hinweisanimation nicht geschrieben.
• Chat geöffnet (localStorage auf der Domain Ihres Shops, nur beim Laden per Klick): wann der Kunde den Chat zuletzt geöffnet hat, damit spätere Seiten ihn sofort laden und ein Gespräch weiterläuft. 30 Tage nach dem letzten Öffnen berücksichtigt; der Eintrag bleibt, bis der Kunde seine Websitedaten löscht.
• Bot-Prüfung (nur wenn sie angezeigt wird): Startet eine Netzwerkadresse innerhalb einer Stunde oder eines Tages ungewöhnlich viele Gespräche, kann das Chat-Fenster den Kunden bitten, eine Cloudflare-Turnstile-Prüfung zu bestehen, bevor er ein weiteres beginnt. Dabei wird das Skript von Cloudflare im Chat-Fenster geladen, das Browsersignale an Cloudflare sendet, und unser Server sendet das Ergebnis und die IP-Adresse des Kunden zur Bestätigung an Cloudflare. Dafür wird keiner der Einträge in dieser Liste geschrieben.
• Keine Tracking-Kennung: Eindeutige Besucherzahlen werden serverseitig aus einem täglich rotierenden anonymen Fingerabdruck abgeleitet (siehe Abschnitt oben). Im Browser des Besuchers wird keine Tracking-Kennung gespeichert; die einzigen gespeicherten Kennungen sind die zufällige Gesprächskennung und bei einem angemeldeten Kunden die eigene Kundenkennung Ihres Shops.

Das Chat-Widget setzt keine Drittanbieter-Werbecookies, Cross-Site-Tracking-Cookies oder Gerätekennungen. Jeder oben aufgeführte Eintrag ist First-Party auf der Domain Ihres Shops oder liegt im eigenen Speicher des Chat-Fensters und wird ausschließlich für den jeweils daneben genannten Zweck verwendet.

6.3 Cookies und Speicher verwalten

Sie können Ihre Cookie- und localStorage-Präferenzen über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten. Das Deaktivieren von Dashboard-Cookies verhindert die Anmeldung an der Plattform. Das Löschen des localStorage des Widgets im Browser eines Endkunden beendet seine aktuelle Chat-Sitzung, wirkt sich ansonsten aber nicht auf seine Erfahrung Ihres Shops aus.

7. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen um, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, einschließlich:

• TLS-1.2+-Verschlüsselung für alle Daten im Transit
• Symmetrische (Fernet-)Verschlüsselung im Ruhezustand für Webhook-Signatur-Geheimnisse
• HMAC-SHA256-Signaturverifizierung auf allem Webhook-Verkehr Ihres Shops
• Verschlüsselte Datenbank-Backups
• Zugriffskontrollen: Nur unser Gründer kann per SSH mit einem Schlüssel auf die Server zugreifen; unsere Verwaltungsoberfläche erfordert eine Google-Anmeldung; und wenn wir das Dashboard eines Shops für den Support öffnen, haben wir nur Lesezugriff
• Überprüfung dieser Maßnahmen bei jeder Änderung des Dienstes, mindestens jedoch einmal jährlich
• Vorfallreaktionsverfahren und Verstoßmeldung gemäß Art. 33 DSGVO
• Mehrmandanten-Datenisolierung: Jeder Datensatz, einschließlich des Suchindex, ist seinem Shop zugeordnet
• Datenresidenz: die primäre Anwendungs-infrastruktur und Datenspeicher liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner). Kunden-Chat-Nachrichten, von Kunden gesendete Fotos, die mit einer Nachricht übermittelte Seite und zuletzt angesehene Produkte, die zur Antwort verwendeten Bestell- und Shop-Regel-Angaben sowie, sofern der Sprachmodus aktiviert ist, Sprachaufnahmen und der vorzulesende Antworttext werden an unseren Anbieter großer Sprachmodelle übermittelt (siehe Abschnitt 5), der sie unter DSGVO-Übermittlungsgarantien außerhalb der EU verarbeiten kann (Abschnitt 10).

8. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es zur Bereitstellung unserer Dienste und zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Spezifische Aufbewahrungsfristen umfassen:

• Ihr Anmeldekonto und Ihr Profil: aufbewahrt, bis Sie uns um die Löschung bitten (siehe Abschnitt 9). Daten des Shops (Katalog, Seiten, Einstellungen, Teamzugänge und Gespräche): 30 Tage nach dem Schließen des Shops gelöscht; die Schließung kann innerhalb dieser 30 Tage zurückgenommen werden. Schlägt das Löschen der Shop-Daten aus unserem Suchindex fehl, wird die Löschung am nächsten Tag wiederholt
• Transaktionsaufzeichnungen: 7 Jahre zu rechtlichen und steuerlichen Zwecken aufbewahrt
• Chat-Protokolle und Kundengespräche, einschließlich Bestellkarten, der von Shop-Regeln erhobenen Angaben und der Dashboard-Benachrichtigungen, die die Frage eines Kunden zitieren: bis zum Ablauf von 90 Tagen nach der letzten Aktivität des Gesprächs aufbewahrt, dann durch einen täglichen Vorgang gelöscht, also spätestens einen Tag danach, aus unseren verschlüsselten Backups nach etwa sechs Wochen. Wird der Shop gelöscht, werden sie früher gelöscht
• Bestelldaten, die das Plugin Ihres Shops übermittelt, um Bestellungen mit Chats zu verknüpfen (wir speichern Bestellnummer, Gesamtbetrag und Währung, keine Kundendaten): 90 Tage; eine mit einem Gespräch verknüpfte Bestellung wird zusammen mit diesem gelöscht
• Sprachaufnahmen: von uns nicht gespeichert; jede Aufnahme wird nach der Transkription gelöscht, und ein vom Kunden gesendetes Transkript wird als Teil des Chat-Protokolls aufbewahrt. Unser Auftragsverarbeiter für große Sprachmodelle kann die Anfrage einschließlich der Audiodaten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung speichern (siehe Abschnitt 5.1). Gesprochene Antworten: bis zu 5 Minuten im Arbeitsspeicher vorgehalten, dann gelöscht
• Im Chat gesendete Fotos: von einem Kunden gesendete Fotos 7 Tage; Fotos, die das Team des Shops in einer Antwort sendet, 90 Tage ab dem Senden oder früher, wenn das Gespräch gelöscht wird; Fotos, die das Team anhängt, aber nie sendet, 7 Tage. Ein täglicher Vorgang löscht sie, und nach etwa sechs Wochen sind sie auch aus unseren Backups entfernt.
• Einträge der Chat-Sperrliste (die Kennung eines angemeldeten Kunden oder ein schlüsselbasierter Hash der Verbindung, der von Ihrem Team angegebene Grund und das Gespräch, aus dem die Sperre stammt): Eine Kundensperre wird aufbewahrt, bis Ihr Team sie aufhebt. Eine Verbindungssperre endet nach 90 Tagen, und der abgelaufene Eintrag wird aufbewahrt, bis der Shop gelöscht wird.
• Änderungen der E-Mail-Adresse: Die Anfrage einschließlich der neuen Adresse wird 30 Tage nach Wirksamwerden der Änderung gelöscht oder sobald sie abläuft oder zurückgezogen wird.
• Synchronisierungsdaten, die wir nicht verarbeiten konnten oder die das Produktlimit Ihres Tarifs überschritten haben: höchstens 30 Tage aufbewahrt, damit sie wiederhergestellt werden können, dann gelöscht.
• Hochgeladene Bilder: aufbewahrt, bis Sie sie ersetzen oder entfernen, oder bis der Shop bzw. die Mitgliedschaft gelöscht wird, zu der sie gehören, je nachdem was zuerst eintritt. Das Entfernen eines Bildes löscht die Datei.
• Plattform-Analysen und Nutzungsdaten: 2 Jahre aufbewahrt, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist
• Vektor-Embeddings: für die Lebensdauer des zugrundeliegenden Produkts oder der Seite aufbewahrt. Gelöscht, wenn Sie einen product.deleted- oder page.deleted-Webhook ausgeben, wenn Sie eine selbst im Dashboard erstellte Seite löschen oder wenn Ihr Shop gelöscht wird (Elemente, die sich bereits in dem im Folgenden beschriebenen Archiv befinden, werden daraus innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Archivierung gelöscht). Markiert ein abgleichender sync.complete ein Element als nicht mehr vorhanden, wird es aus der Suche entfernt und höchstens 30 Tage in einem Archiv aufbewahrt, damit eine spätere Synchronisierung es wiederherstellen kann, und dann gelöscht.
• Einträge zu Shop-Regeln (Feldnamen, Ergebnisse und unkenntlich gemachte Auszüge) und die Angaben, die eine Regel einer Anfrage an das Team beifügt: Gelöscht mit dem Gespräch, 90 Tage nach dessen letzter Aktivität. Kurzlebige Kopien: aus dem Shop gelesene Kontodaten höchstens 30 Minuten; auf Zustellung wartende Anfragen von Regeln höchstens 2 Tage; englische Übersetzungen für Team-E-Mails 7 Tage; Regelabgleich und aus einer Nachricht gelesene Angaben 10 Minuten; Preise für einen angemeldeten Kunden 5 Minuten. Verlauf der Änderungen an den Regeln eines Shops: Aufbewahrt für die Lebensdauer des Shops und 1 Jahr nach dessen Löschung
• Marketingdaten: Aufbewahrt, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen
• Teammitglied-Daten: Der Zugang eines Mitglieds zu einem Shop, sein Anzeigename, sein Foto und seine Benachrichtigungseinstellungen werden gelöscht, wenn es entfernt wird oder den Shop verlässt. Sein Anmeldekonto bleibt bestehen, bis es uns um die Löschung bittet. Einträge im Aktivitätsprotokoll, die festhalten, dass es beigetreten ist oder entfernt wurde (Benutzerkennung und E-Mail-Adresse), werden 2 Jahre aufbewahrt
• Aktivitätsprotokolle: 2 Jahre zu Audit- und Sicherheitszwecken aufbewahrt
• Daten des Abrechnungs-Dashboards: Rechnungen werden aus steuerlichen Gründen mindestens 7 Jahre aufbewahrt, in den Unterlagen unseres Zahlungsdienstleisters und in unserem Rechnungsnummernregister. Die Nutzung je Gespräch wird mit dem Gespräch gelöscht, 90 Tage nach dessen letzter Aktivität; die unserem Zahlungsdienstleister bereits gemeldeten Gesprächszahlen bleiben in dessen Unterlagen
• Shop-Verwaltungsdaten: Produkt-/Seitendaten aufbewahrt, solange der Shop aktiv ist, gelöscht bei Shop-Beendigung
• Kunden-E-Mails: jede E-Mail, wie sie einsortiert wurde, ihre Entwürfe, die Rückmeldung Ihres Teams und die gesendete Antwort: 90 Tage, dann von einem täglich laufenden Vorgang gelöscht. Adresse, Servereinstellungen und verschlüsseltes Passwort des Postfachs oder sein verschlüsselter Microsoft-Anmelde-Token werden aufbewahrt, bis das Postfach getrennt oder der Shop gelöscht wird. Eine Dashboard-Benachrichtigung, dass eine E-Mail eine Person braucht (Name oder Adresse des Absenders und Betreff), wird nach 90 Tagen gelöscht. Datensätze zu E-Mail-Gebühren (ohne E-Mail-Inhalt) werden als Abrechnungsunterlagen aufbewahrt, bis der Shop gelöscht wird
• Verbundene KI-Assistenten: Die Angaben zur App und ihre Token (gehasht gespeichert) werden aufbewahrt, solange sie verbunden ist. Die App behält ihren Zugriff, bis Sie sie trennen oder bis sie 60 Tage lang nicht genutzt wurde. Das Aktivitätsprotokoll hält jeden von einem Assistenten angelegten Shop und jede von ihm vorgenommene Einrichtung mit dem Namen der App fest; es wird wie das übrige Aktivitätsprotokoll 2 Jahre aufbewahrt

Wichtig: Chat-Gespräche werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, um die Privatsphäre der Kunden zu schützen. Wenn Sie zu Geschäftszwecken eine Kopie bestimmter Gespräche benötigen, wenden Sie sich vor Ablauf der 90 Tage an uns, und wir exportieren sie für Sie.

9. Ihre Rechte

Wenn die DSGVO auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Anwendung findet, haben Sie hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die wir als Verantwortlicher über Sie speichern, folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15): Bestätigung erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und eine Kopie erhalten.
• Berichtigung (Art. 16): Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Löschung (Art. 17): Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen, wenn die Gründe nach Art. 17 Abs. 1 vorliegen.
• Einschränkung (Art. 18): Einschränkung der Verarbeitung in den in Art. 18 Abs. 1 dargelegten Umständen verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen, soweit dies technisch möglich ist.
• Widerspruch (Art. 21): Der auf unseren berechtigten Interessen basierenden Verarbeitung widersprechen, einschließlich Profiling. Wir stoppen die Verarbeitung, sofern wir keine zwingenden berechtigten Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der zuvor durchgeführten Verarbeitung zu berühren.
• Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22): siehe Abschnitt 4 zu unserer Position zu automatisierter Entscheidungsfindung.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77): insbesondere im EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die Kommission für den Schutz personenbezogener Daten der Republik Bulgarien (cpdp.bg).

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir werden ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags antworten, verlängerbar um weitere zwei Monate, sofern dies nach Art. 12 Abs. 3 erforderlich ist. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir auf einen Antrag reagieren.

Wenn Ihr Antrag Chat-Nachrichten oder Kundendaten betrifft, die im Auftrag eines Händlers verarbeitet werden, ist der Händler der Verantwortliche dieser Daten. Wir leiten solche Anträge an den Händler weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung im Einklang mit unseren Auftragsverarbeiter-Pflichten gemäß Art. 28.

10. Internationale Datenübermittlungen

Unsere primäre Anwendungsinfrastruktur sowie unsere PostgreSQL-Datenbanken, der Redis-Cache, die Vektordatenbank und der Dateispeicher liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner). Im Rahmen der Erbringung des Dienstes werden einige personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt, und zwar:

• Vereinigte Staaten: Unser Auftragsverarbeiter für das Ranking von Suchergebnissen (OpenRouter) und unser CDN-/Edge-Netzwerk-Auftragsverarbeiter (Cloudflare) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Bei unserem Anbieter großer Sprachmodelle ist unser Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd; der Anbieter verarbeitet Anfragen über seine verbundenen Unternehmen in den Vereinigten Staaten. Unser Auftragsverarbeiter für Fehlerverfolgung (Sentry) speichert Fehlerdaten in seiner EU-Region (Deutschland) und hält Unternehmens- und Kontodaten in den Vereinigten Staaten. Unser Zahlungsdienstleister (Stripe, Inc. und Stripe Payments Europe, Ltd.) kann Abrechnungsdaten in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Chat-Nachrichten und Seitenkontext, von Besuchern gesendete Fotos, Suchanfragen, Sprachaufnahmen bei aktiviertem Sprachmodus, Konto- und Abrechnungsdaten sowie HTTP-Anfrage-Metadaten können an diese US-Systeme übermittelt werden. Diese Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln (Beschluss 2021/914 der Kommission) und, sofern der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework.

Bevor wir uns auf einen neuen Übermittlungsmechanismus stützen, prüfen wir, ob das Recht des Bestimmungslandes ein im Wesentlichen gleichwertiges Schutzniveau gewährleistet, entsprechend dem vom Europäischen Gerichtshof in Schrems II festgelegten Ansatz. Wo erforderlich, wenden wir zusätzliche technische Maßnahmen an (z. B. TLS 1.2+ im Transit und kein Training auf den Daten), um übermittelte Daten zu schützen. Sie können eine Kopie der relevanten SCCs anfordern, indem Sie uns kontaktieren unter [email protected].

11. Konformität und Verstoßmeldung

Wir halten geltende Datenschutzgesetze ein, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679), des bulgarischen Datenschutzgesetzes und des California Consumer Privacy Act (CCPA), soweit anwendbar.

Verstoßmeldung. Für Daten, für die wir verantwortlich sind, melden wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen führt, der zuständigen Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden (Art. 33) und benachrichtigen bei hohem Risiko die betroffenen Personen (Art. 34). Für Daten, die wir im Auftrag eines Händlers verarbeiten, melden wir dem Händler jede Verletzung, die diese Daten betrifft, unverzüglich und innerhalb von 48 Stunden (Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie unser Auftragsverarbeitungsvertrag); der Händler entscheidet als Verantwortlicher über die Meldung an die Aufsichtsbehörde und an die betroffenen Personen.

Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie ein Händler sind, der personenbezogene Daten von EU-Bürgern über den Dienst verarbeitet, sind Sie der Verantwortliche und wir der Auftragsverarbeiter. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) einschließlich der Standardvertragsklauseln für Übermittlungen außerhalb des EWR ist veröffentlicht und gilt automatisch; eine Unterschrift ist nicht nötig.

12. Datenschutzrechte für Kalifornien (CCPA)

Wenn Sie in Kalifornien wohnhaft sind, gewährt Ihnen der California Consumer Privacy Act (CCPA) zusätzliche Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft: Sie können die Offenlegung der Kategorien und konkreten Teile personenbezogener Daten anfordern, die wir über Sie erfasst haben
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen
• Widerspruchsrecht gegen Verkauf: Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Sollte sich dies ändern, stellen wir eine Option „Meine personenbezogenen Daten nicht verkaufen" bereit
• Recht auf Nicht-Diskriminierung: Wir werden Sie nicht für die Ausübung Ihrer CCPA-Rechte diskriminieren

Erfasste Kategorien personenbezogener Daten: Identifikatoren (Name, E-Mail), kommerzielle Informationen (Abonnement- und Abrechnungsdaten), Internet-Aktivität (Nutzungsprotokolle, Chat-Daten), Audioinformationen (Sprachnachrichten von Kunden, die den Sprachmodus nutzen; werden transkribiert und von uns nicht aufbewahrt) und berufliche Informationen (Geschäftsdaten). Vollständige Details siehe Abschnitt 2.

Um Ihre kalifornischen Datenschutzrechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir antworten auf verifizierbare Anträge innerhalb von 45 Tagen.

13. Datenschutz für Kinder

Unser Dienst ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie davon Kenntnis erhalten, dass ein Kind uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir benachrichtigen Sie über Änderungen, indem wir die neue Datenschutzerklärung auf dieser Seite veröffentlichen und das Datum „Zuletzt aktualisiert" anpassen. Es wird empfohlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen.

15. Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte:

16. Maßgebliche Sprache

Diese Datenschutzerklärung wird in englischer Sprache veröffentlicht. Übersetzungen in andere Sprachen werden ausschließlich zur Erleichterung bereitgestellt. Im Falle von Abweichungen oder Widersprüchen zwischen der englischen Fassung und einer Übersetzung hat die englische Fassung Vorrang.